Nous sommes maintenant en période de vacances, et cela signifie souvent que de nombreux employés et clients prennent des jours de vacances pour passer du temps avec leur famille. Avec tous les congés qui tombent entre juillet et aout, il y a beaucoup de jours où tout le monde est absent. Ajoutez à la canicule, les incendies et l’inondation, vous aurez peut-être des jours où tout le monde travaille à distance au lieu de se rendre au bureau. Il est donc difficile de faire avancer vos projets et de respecter les délais.
Il peut être compliqué de suivre les horaires de chacun et de respecter les délais pendant cette période mouvementée de l’année, mais cela ne signifie pas que le travail s’arrête ou que vos projets ne peuvent pas être réalisés. Cela peut demander un peu plus de coordination que d’habitude, mais il est toujours possible de respecter les délais du projet. Voici quelques conseils que nous pratiquons chez Ezway Technology pour faire avancer vos projets pendant la période de vacances.
Définissez votre calendrier
Construire un calendrier est la première étape de tout projet réussi, mais il y a de nombreux facteurs que vous devez prendre en considération. Lorsque vous planifiez le calendrier de votre projet, comme toujours, vous devez tenir compte des calendriers de vos parties prenantes lors de la fixation des délais.
Principaux livrables/jalons
Demandez au chef de projet de passer en revue tous les livrables et activités-clés sur la période de juillet à septembre. Assurez-vous qu’ils prennent en compte les ressources qui seront en vacances, puis évaluez comment cela peut avoir un impact sur les livrables et ce que cela aura sur le calendrier global du projet et le profil de réalisation des avantages.
Vous devez également réserver du temps pour les jours fériés et travailler vos délais autour de ceux-ci.
Dépendances
De la même manière que pour les livrables, demandez au chef de projet d’identifier où les principales dépendances doivent être livrées au cours de la période. Cela permettra ensuite de vérifier avec le chef de projet qui est le «donateur» pour évaluer si la livraison sera retardée en raison des vacances du personnel.
C’est là qu’un PMO proactif peut apporter une réelle valeur ajoutée, car il doit avoir une bonne vue d’ensemble de tous les jalons et dépendances clés lui permettant d’identifier rapidement les points chauds potentiels.
Les prise de décisions pendant les vacances
Y a-t-il des décisions clés ou des approbations requises de la part de la haute direction ou des sponsors pendant la période des vacances ? Si oui, seront-ils au bureau et pourront-ils assister au comité de pilotage approprié, etc. Encore une fois, montrez votre valeur aux chefs de projet en établissant un calendrier des vacances de la haute direction et des sponsors.
Là où ils ne seront pas là, voyez s’il y a un moyen d’accélérer la réunion de décision, faites en sorte qu’un délégué habilité soit nommé pour prendre la décision. Sur ce point, cela aide si vous pouvez mettre en page quelque chose comme « si le livrable répond aux critères x, y, z, il est alors possible d’approuver / de prendre une décision ». En faisant cela, vous aidez le délégué à prendre la décision car il sait que son patron a défini les critères. De même, cela aide le chef de projet à se souvenir de la norme à respecter.
Ne videz pas et ne courez pas
Trop souvent, les gens terminent un gros projet juste avant de partir en vacances, poussent l’envoi sur l’e-mail en disant « veuillez commenter d’ici le 12 Septembre » (après tout, c’est la rentrée!) et ensuite vérifient. Essayez de laisser quelques jours tampons entre l’envoi d’un livrable de projet et le paiement – en cas de problème ou si le destinataire a une question. De plus, il ne faut pas fixer pas d’échéances irréalistes aux autres, même s’ils vous semblent éloignés. Au lieu de cela, notez que vous vous enregistrerez après la rentrée pour discuter des prochaines étapes.
Pour Conclure
L’utilisation de certains ou de tous ces conseils démontrera que vous êtes une entreprise proactive et tournée vers l’avenir qui offre une réelle valeur ajoutée.
Si vous regardez tous ces conseils, aucun n’est sorcier, juste du bon sens pratique. Malheureusement, ce type de processus de réflexion se perd lorsque les gens se concentrent sur des livrables à court terme.
En tant qu’entreprise responsable, pensez toujours à l’avance pour essayer d’identifier ce qui causera des problèmes à l’avenir. Cela vous donne la meilleure chance d’agir et d’éviter les problèmes.
